TRASPARENZA RETRIBUTIVA: PRIME INDICAZIONI OPERATIVE PER LE AZIENDE

A partire dal 7 giugno 2026, con il D.Lgs. 96/2026, entreranno in vigore le novità in materia di trasparenza retributiva. Le nuove regole non riguardano solo le grandi aziende ma possono incidere fin da subito anche sulle realtà di minore dimensione. Si ricorda che la disciplina non trova applicazione ai rapporti di lavoro domestico e ai contratti di lavoro intermittente.

In concreto, ogni azienda dovrebbe iniziare a ragionare su questi aspetti.

1. Annunci di lavoro e selezione del personale

Negli annunci di lavoro dovranno essere indicate la retribuzione iniziale o la fascia retributiva prevista, insieme al CCNL applicato.

Gli annunci e le procedure di selezione dovranno inoltre utilizzare criteri e linguaggio neutri rispetto al genere.

Sarà quindi opportuno verificare modelli di annunci, testi pubblicati online, comunicazioni affidate ad agenzie per il lavoro o società di selezione e modalità con cui viene presentata l'offerta economica.

Particolare attenzione dovrà essere prestata anche ai soggetti esterni incaricati della ricerca e selezione del personale, poiché la responsabilità del processo resta comunque in capo all'azienda.

2. Colloqui di lavoro

Nel corso della selezione non sarà più possibile chiedere al candidato informazioni sulla retribuzione percepita presso precedenti datori di lavoro.

Il tema è importante perché molte offerte economiche, fino ad oggi, sono state costruite partendo dalla retribuzione precedente del candidato.

La nuova logica è diversa: l'offerta dovrà essere collegata al ruolo da ricoprire, al CCNL applicato, alla fascia retributiva prevista, alle competenze richieste e ai criteri adottati dall'azienda.

3. Lettere di assunzione e informative

La documentazione consegnata al lavoratore all'assunzione diventa ancora più importante.

Sarà opportuno verificare che lettere di assunzione e informative riportino correttamente inquadramento, livello, CCNL applicato, retribuzione iniziale e ogni altro elemento richiesto dalla normativa.

Per le aziende che applicano un CCNL stipulato dalle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale, la normativa attribuisce particolare rilevanza al contratto collettivo applicato.

L'applicazione del CCNL, comprensivo dei sistemi di classificazione professionale, inquadramento e trattamento economico, costituisce infatti una presunzione di conformità ai principi di parità retributiva e trasparenza previsti dalla normativa, ferma restando la possibilità di accertare eventuali trattamenti individuali discriminatori.

Ai fini degli obblighi di trasparenza sui criteri retributivi, il rinvio ai criteri, ai livelli di inquadramento e ai trattamenti economici previsti dal CCNL applicato costituisce inoltre modalità ordinaria di assolvimento degli obblighi informativi previsti dalla legge.

4. Retribuzioni, superminimi, premi e trattamenti individuali

La nuova disciplina non impone di uniformare le retribuzioni né vieta differenze economiche tra lavoratori.

Richiede però che eventuali differenze retributive possano essere spiegate, motivate e documentate sulla base di criteri oggettivi.

Per molte aziende questo rappresenta uno degli aspetti sui quali può essere utile iniziare una riflessione e una verifica interna.

Nel corso degli anni possono infatti essersi stratificate situazioni del tutto legittime ma non sempre facilmente ricostruibili, quali ad esempio:

• superminimi individuali;

• aumenti riconosciuti in momenti diversi;

• premi e incentivi individuali;

• benefit;

• indennità particolari;

• trattamenti economici differenziati tra lavoratori che oggi svolgono attività analoghe.

In quest'ottica può risultare opportuno iniziare a verificare non soltanto gli importi riconosciuti ai singoli lavoratori, ma anche le motivazioni che giustificano eventuali differenze retributive.

Per molte aziende sarà inoltre utile ricostruire, aggiornare o, ove non ancora presenti, predisporre strumenti organizzativi che consentano di rappresentare in modo chiaro la struttura aziendale e le responsabilità attribuite ai singoli lavoratori.

Tra questi:

• organigramma aziendale;

• descrizione dei ruoli effettivamente ricoperti;

• mansioni concretamente svolte;

• responsabilità attribuite;

• percorsi di crescita professionale sviluppati nel tempo;

• criteri utilizzati per il riconoscimento di aumenti, premi e trattamenti individuali.

Molte PMI non dispongono oggi di un organigramma formalizzato o di una mappatura aggiornata di ruoli e responsabilità. Pur non trattandosi di un obbligo generalizzato imposto dalla norma, la disponibilità di tali strumenti può rappresentare un elemento molto utile per dimostrare e documentare le ragioni delle differenze retributive presenti in azienda.

L'obiettivo non è eliminare le differenze, ma essere in grado di spiegare perché esistono e quali elementi oggettivi le giustificano.

In questo contesto assume particolare importanza anche la corretta individuazione del CCNL applicato, dell'inquadramento attribuito e delle mansioni effettivamente svolte, poiché tali elementi rappresentano il primo riferimento per valutare situazioni di lavoro comparabili.

5. Progressioni economiche, incarichi e percorsi di crescita

La trasparenza retributiva non riguarda soltanto lo stipendio.

Assumono rilevanza anche i criteri utilizzati per attribuire:

• aumenti retributivi;

• passaggi di livello;

• incarichi di responsabilità;

• coordinamenti;

• percorsi di crescita professionale;

• opportunità formative e di sviluppo;

• accesso a ruoli di maggiore responsabilità.

La nuova disciplina pone infatti crescente attenzione non soltanto ai risultati delle decisioni aziendali, ma anche ai criteri utilizzati per assumerle.

Per questo motivo può essere utile verificare se l'azienda dispone di criteri sufficientemente chiari per individuare:

• chi può accedere a determinati percorsi di crescita;

• chi può ottenere un aumento retributivo;

• chi può assumere ruoli di coordinamento o responsabilità;

• quali competenze, esperienze o risultati vengono valorizzati;

• come vengono documentate le decisioni adottate.

Particolare attenzione merita inoltre la gestione di situazioni che possono incidere indirettamente sui percorsi professionali, quali maternità, paternità, congedi parentali, permessi tutelati e altre assenze protette.

Per le aziende con almeno 50 dipendenti la normativa attribuisce particolare rilievo alla trasparenza dei criteri utilizzati per le progressioni economiche; tuttavia anche per realtà di dimensioni inferiori può essere opportuno iniziare a formalizzare e documentare tali criteri.

L'obiettivo non è burocratizzare i processi aziendali, ma rendere più chiari e documentabili i criteri utilizzati nelle principali decisioni che riguardano crescita professionale e sviluppo delle persone.

6. Richieste dei lavoratori e trasparenza interna

I lavoratori potranno esercitare specifici diritti di informazione in materia retributiva.

Potranno quindi richiedere informazioni sui criteri utilizzati per determinare retribuzioni e progressioni economiche, nonché informazioni aggregate sui livelli retributivi medi relativi a lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

L'azienda dovrà quindi sapere come ricevere la richiesta, chi deve gestirla, quali dati utilizzare e come predisporre una risposta corretta nel rispetto della normativa e della privacy degli altri lavoratori.

Proprio per questo motivo è consigliabile non attendere la prima richiesta per organizzarsi.

Può essere opportuno predisporre fin da subito:

• un modello di richiesta utilizzabile dai lavoratori;

• un modello di risposta aziendale;

• una procedura interna per la gestione delle richieste;

• criteri condivisi per l'individuazione delle categorie comparabili;

• modalità di raccolta e aggiornamento dei dati necessari.

Occorre inoltre considerare che la normativa prevede l'obbligo di informare annualmente tutti i lavoratori dell'esistenza del diritto di accesso alle informazioni retributive e delle modalità per esercitarlo.

Per i datori di lavoro fino a 49 dipendenti alcune modalità operative risultano ancora subordinate ai decreti attuativi previsti dalla normativa. Ciò nonostante, predisporre fin da ora procedure e modulistica dedicate consente di affrontare con maggiore serenità le future richieste.

Disporre di strumenti già predisposti consente di gestire eventuali richieste in modo più rapido, uniforme e documentato, riducendo il rischio di risposte incomplete o non coerenti.

7. Privacy e gestione delle informazioni

La normativa non prevede la comunicazione degli stipendi individuali dei colleghi.

Le informazioni dovranno essere gestite nel rispetto della normativa privacy e con modalità che non consentano l'identificazione dei singoli lavoratori.

Allo stesso tempo, la normativa tutela il diritto dei lavoratori a ottenere le informazioni previste dalla legge e limita la possibilità di imporre vincoli alla condivisione delle informazioni retributive.

8. Organizzazione dei dati e monitoraggio

Anche per le aziende non soggette agli obblighi di reporting, la nuova disciplina rende sempre più importante la disponibilità di dati retributivi ordinati e facilmente consultabili.

Una corretta organizzazione delle informazioni consente non solo di rispondere alle richieste previste dalla legge, ma anche di individuare eventuali criticità prima che si trasformino in contestazioni o contenziosi.

9. Aziende con almeno 100 dipendenti

Per le aziende con almeno 100 dipendenti sono previsti specifici obblighi di raccolta e comunicazione dei dati sul divario retributivo di genere.

Le principali scadenze attualmente previste sono:

• aziende da 100 a 149 dipendenti: prima comunicazione entro il 7 giugno 2031 e successivamente ogni tre anni;

• aziende da 150 a 249 dipendenti: prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e successivamente ogni tre anni;

• aziende con almeno 250 dipendenti: prima comunicazione entro il 7 giugno 2027 e successivamente con cadenza annuale.

Per queste realtà sarà opportuno avviare per tempo attività di analisi, monitoraggio e organizzazione dei dati necessari.